هو ذلك التصور الذي يوضع في اللحظة الحالية محملا بتصور تفصيلي لما سيكون عليه الغد، وكأنه محاولة لإستحضار المستقبل على الورق، بمعنى أنه مرحلة التفكير التي تسبق أي عمل في الوحدة، متضمنا تحديد الأهداف، وتحديد المتطلبات اللازمة لتنفيذها، من أموال، أفراد، عدد آلات، خامات، أساليب، وكذلك طرق تنفيذ هذه الأهداف ومواعيدها .

والتخطيط الإداري ينظر إلى الماضي قبل أن يضع أهداف المستقبل، فهو الطريق الذي نعبر عليه لننتقل من موقعنا الحالي إلى موقع مستهدف أفضل .

...تابع القراءة

لا يمكن تنفيذ الخطة دون البرامج أو البرامج التنفيذي لها . ويعني البرنامج التنفيذي تحديد الخطوات التفصيلية اللازمة لتحقيق كل هدف من أهداف الخطة وذلك في إطار تتابع منطقي وزمني لتحقيق هذه الخطوات مع بيان الفترة الزمنية اللازمة لتنفيذ كل خطوة وتحديد الخطوات التي ستتم بالتوازي زمنيا مع خطوات أخرى تتم في نفس الوقت .

وعلى المدير أن يتولى مسئولية الإشراف على وضع هذا البرنامج الزمني بدقة، وأن يراعي تناسب الزمن المحدد لكل خطوة في هذا البرنامج مع طبيعة ومتطلبات تنفيذ هذه الخطوة… ومن الضروري أن يتم تحديد المتطلبات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ كل خطوة في البرنامج وكذلك المسئول عن تنفيذ كل مهمة تتضمن مجموعة خطوات متجانسة أو متكاملة .

...تابع القراءة

إن مراحل وضع الخطة هي ما سبق الإشارة إليه عند تناول الإطار العام للتخطيط في البند ( 2-2 ) . أما كيف توضع الخطة ؟ فإنها لابد توضع في إطار الإجابة على التساؤلات التالية .

•ماذا ؟ ويقصد به تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها .

•من ؟ ويقصد بها تحديد المجموعات المستهدفة أو المستفيدين من نتائج هذه الأهداف .

•بمن ؟ ويقصد بها من هو المسئولين عن تحقيق هذه الأهداف .

•ولماذا ؟ ويقصد بها شرعية إنجاز هذه الأهداف، وأثارها الإيجابية أو القيمة المضافة التي ستحدثها نتائج هذه الأهداف .

•وكيف ؟ ويقصد بها السياسات الإجرائية وطرق العمل والإجراءات اللازم إتباعها وصولا إلى هذه الأهداف .

•وبكم ؟ ويقصد بها تكلفة تحقيق هذه الأهداف .

•وفي أي وقت ؟ ويقصد به المدى الزمني الذي سيتم فيه تحقيق الأهداف .

•وبأي معايير سيتم الحكم على النتائج ؟ ويقصد به محددات ومستويات ومواصفات النتائج، والتي سيتم أساسها قبول أو رفض أو تعديل هذه النتائج .

...تابع القراءة

تشمل إجراءات وطرق العلم تفاصيل أكثر تحديدا من تلك التي تتضمنها السياسات فهي تحدد الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق أهداف معينة، تتابعها وكذلك تتابعها الزمني والمنطقي كما أنها تحدد كيفية أداء كل خطوة من الخطوات التي تتضمنها هذه الإجراءات .

وغالبا ما تتضمن إجراءات وطرق العمل ذلك الوصف الخاص بطبيعة تنفيذ كل مجموعة من أنشطة العمل أو المهام في وحدة إدارية والزمن اللازم للتنفيذ، وكذلك من هو المسئول عن التنفيذ ؟ مثال ذلك فإن إجراءات التعيين تتم وفقا :

•حصر طلبات الإدارات .

•مراجعة طلبات الإدارات على نمط القوى العاملة .

•تحديد مواصفات الوظائف المطلوبة .

•الإعلان عن الوظائف .

•مراجعة طلبات التوظيف، وإجراء التصفية المبدئية .

•الإعداد للمقابلات والاختبارات .

•الاختيار .

•التعيين .

فإن لكل إجراء من هذه الإجراءات خطوات معينة، ونماذج محددة تستخدم في كيفية أدائه ، وبالتالي فإن مجموع هذه الإجراءات والنماذج الخاصة بها، وكيفية ملئها والتعامل معها، يمثل إجراءات وطرق العمل الخاصة بالتعيين .

ومن الضروري أن يكون المدير على معرفة تامة بهذه الإجراءات وأن يراجعها دائما ويتأكد من ملائمتها لتحقيق إنسيابية وتدفق العمل، وتحقيق أكبر قدر من الإنتاجية … وعليه أن يقترح تعديلها وتطويرها وتبسيطها إذا وجد أنها لا تحقق الإنتاجية المستهدفة .

...تابع القراءة

يلي عملية تحديد ووضع أهداف المنظمة . عملية اختيار السياسات والإجراءات وطرق العمل اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، حيث تمثل هذه السياسات والإجراءات أهم المكونات في عملية التخطيط، لأنها هي الضمانات الكفيلة بنجاحها .

• ماهية السياسات :

نعنى هنا بالسياسات الإدارية، والتي تمثل مجموعة المبادئ والقواعد التي تحكم التصرف عند مواجهة المواقف المختلفة، أثناء تنفيذ الأهداف .

وهذه المبادئ والقواعد تمثل أفضل البدائل المتاحة والممكنة بالنسبة للمنظمة فيما يتعلق بتحقيق الهدف، وأيضا لابد وان تتسم هذه المبادئ والقواعد بالتجانس والترابط والتكامل، وعدم التعارض، والموضوعية فيما بينها، لأن إخلالها بأي شرط من هذه الشروط، يعني عدم قدرتها على تحقيق الأهداف .

وحتى نوضح المقصود بالسياسات نورد للمثال التالي : لو أن أحد المنظمات قد حددت ضمن أهدافها زيادة كمية الخدمات التي تقدمها وتوسيع تشكيلتها إلى 100% مما هي عليه … فإن تحقيق هذا الهدف يمكن أن يتم بأكثر من بديل منهما :

•التدريب / الحوافز المادية .

•تغيير التكنولوجيا، ودرجة الآلية .

•تعيين عمالة جديدة .

فاي بديل تتبعه المنظمة ؟ والسياسة هي التي تحدد البديل عندما تعطي الأولية في مثل هذا الموقف لبديل محدد .

ولو افترضنا أن الأولية هنا وفقا لسياسة المنظمة كانت هي اللجوء إلى تعيين عمالة جيدة …

فإن ذلك سيتطلب أيضا تحديد المصدر المناسب لهذه العمالة وهل سيكون من :

•داخل المنظمة ( أبناء وأقارب العاملين ) .

•من خارج المنظمة ( ومن غير أبناء العاملين ) .

•من إعلانات في الصحف .

•من مكاتب التشغيل .

والسياسة هنا هي التي تحدد أولية هذه المصادر … ونفس الوضع ينطبق على كل المواقف في كل المجالات التي تتعلق بتنفيذ أهداف المنظمة .

• أنواع ومستويات السياسات :

يمكن تقسيم السياسات وفقا لعدة معايير من أهمها التقسيم وفقا للمستوى التنظيمي التي تصدر عنه السياسة، أو التقسيم وفقا لنوعية النشاط الذي تعبر عنه السياسة، وفي هذا الصدد نورد ما يلي :

• أنواع السياسات وفقا للمستوى التنظيمي :

•التوجيهات الإستراتيجية، أو السياسات الأساسية التي تتسم بالثبات النسبي :

وترتبط هذه النوعية من السياسات بالتوجيهات الأساسية التي ترتبط بتحقيق استراتيجية المنظمة، وتخطيطها طويل المدى، وغالبا ما تكون ثابتة نسبيا ما دام لم يحدث تغيير في الإستراتيجية أو ما دام يحدث متغيرات جوهرية في البيئة المحيطة استلزمت تعديلها … وقد تأخذ هذه النوعية من السياسات شكل السياسات الأساسية التي ترتبط بالأهداف العامة أو الغرض الأساسي الذي تسعى المنظمة إلى تحقيقه… حيث تعبر هذه النوعية من السياسات عن هوية المنظمة .

ويضع هذه النوعية من السياسات الإدارة العليا في المنظمة أو أعلى مستوى تنظيمي لها ( مجلس الإدارة ) ومن أمثلة السياسات التخصص في مستوى معين من السلع أو الخدمات، أو مخاطبة نوعية معينة من العملاء أو المجموعات المستهدفة، أو إعطاء الأولية للسعر في مقابل الجودة، أو التصحيح بالسعر في مقابل الجودة ( وذلك في حدود معينة وفي إطار تحديد الأولويات ) .

• السياسات العامة :

وهي اكثر تحديد من السياسات الأساسية او التوجيهات الإستراتيجية لأنها مفسرة لها، خاصة وانها تتعامل مع قطاعات وأنشطة محددة . فعلى سيل المثال عندما تكون السياسة الأساسية لمنظمة ما هي مخاطبة منتجات وخدمات المنظمة للطبقات والفئات الشعبية ( الأغلبية )، فإن السياسة العامة في هذه الأحوال هو تحقيق هامش ربح منخفض نسبيا … أو أن لا يؤثر هامش الربح المحدد على السعر … أو أن تكون الأولية لمصادر الشراء الأقل سعر سواء كانت محلية أو أجنبية .

• السياسات الإجرائية أو التشغيلية أو سياسات الإدارات .

وهي أكثر تحديدا من السياسات العامة، بل ومفسرة لها أيضا، ومن أهم سماتها أنه يتم تطبيقها على الأنشطة اليومية في مختلف إدارات المنظمة، لأنها تتعلق بالتصرفات الإجرائية في المواقف المختلفة التي يواجهها العمل في كل إدارة على حده . فبالنسبة للسياسة العامة التي تعطي الأولية على سبيل المثال للشراء من المصادر المحلية، فإن السياسات الإجرائية تحدد معايير التفضيل بين الموردين المحليين، وأيضا إذا كانت السياسة العامة للمنظمة في مجال التعيين لأبناء وأقارب العاملين، فإن السياسة الإجرائية أو سياسة الإدارات تحديد معايير المفاضلة والاختيار والأولويات بالنسبة للمتقدمين من أبناء العاملين .

• دور المدير في وضع السياسات وتعديلها :

قد يضع المستوى الأعلى في المنظمة السياسات الأساسية، العامة، وقد يضع مديري الإدارات السياسات الإجرائية والتشغيلية استنادا إلى تحليل تجارب المنظمة السابقة في المواقف المختلفة، واستنباط أفضل السبل التي أدت إلى معالجة هذه المواقف،أو بالإسترشاد بسياسات منظمات أخرى مماثلة حققت نجاحا بإتباع سياسات معينة . وبالتالي فإن دور المدير في عملية وضع السياسات سيركز في :

•الرصد والتحليل الدقيق للمواقف والتجارب الماضية والحالية، وكيف تم علاجها ومواجهتها او نتائج السبل والإجراءات التي تم إتباعها .

•التحديد الدقيق للمشاكل التي نجمت عن تطبيق السياسات، وهل كان هناك أسلوب أفضل أم لا ؟

•التحديد الدقيق للمواقف التي واجهها ولم يجد سياسة معينة في المنظمة تحدد له التصرف فيها، ولجأ هو إلى إيجاد معالجة لهذا الموقف على ضوء خبرته .

•تجميع نتائج الخطوات السابقة، وبلورتها في شكل سياسات مقترحة جديدة، أو تعديل وتطوير للسياسات الحالية، ورفع ذلك إلى المستويات الإدارية العليا لمناقشتها واتخاذ ما يلزم بشأنها .

...تابع القراءة

• دراسة الموقف الحالي :

إذا كان الهدف نتيجة مطلوب تحقيقها في المستقبل . فإنه لابد وأن ينطلق من واقع حالي، أو نقطة بداية أيا كانت، ليصل إلى نقطة نهاية مستهدفة، وبالتالي ترتبط واقعية وموضوعية الهدف دائما من انطلاقه من نقطة بداية تم التعرف عليها ودراساتها تماما، وهو ما يعرف بخطوة البداية أو مرحلة التمهيد لعملية وضع الأهداف .

• تحديد الفجوات والمشاكل في الموقف الحالي :

ليس من المقبول ان يتم وضع أهداف جديدة في مجالات جديدة أو في نفس المجالات، في الوقت الذي توجد فيه العديد من الفجوات والمشاكل التي تعاني منها الوحدة الإدارية، فالمنطقي هو أن نعمل أولا على معالجة المشاكل الحالية، قبل وضع أهداف جديدة . وبالتالي ستكون أول مجموعة من الأهداف لدى المدير هي تلك المتعلقة بسد الفجوات ومعالجة المشاكل القائمة في وحدته، وستكون ثاني مجموعة من الأهداف لديه هي ما يتعلق بتنمية وتطوير الأوضاع التي تم معالجة مشاكلها، وستكون ثالث مجموعة من الأهداف التي يسعى إلى تحقيقها هي ما يتعلق بإضافة أنشطة جديدة أو الدخول في موضوعات جديدة تقع في نفس مجال عمل الوحدة التي يديرها .

• لتحديد الدقيق والتفرقة الواضحة بين مجال الهدف، ومحددات الهدف عند وضع الأهداف :

فلا يجب في هذا الصدد أن تعد الأهداف على أساس ذكر زيادة عدد البرامج التدريبية ( على سبيل المثال ) وإنما يذكر :

•زيادة عدد البرامج التدريبية بنسبة 25% بالمقارنة للعام الماضي .

•وذلك خلال العام القادم، وبتكلفة تزيد 10% عن ما أنفق على البرامج التدريبية في العام الماضي، وبمستوى جوده يصل إلى 90% فيما يتعلق بدرجة قبول المشاركين للبرامج المقدمة .

فالأهداف غير المحددة كما لا يمكن الحكم عليها بل قد لا يمكن تحقيقها أصلا . وبالتالي لا بديل لهذا التحديد الدقيق، الذي يتطلب التعرف المسبق على الأعمال المطلوبة تفصيلا، لأن تحديد النوعية، والتكلفة يتطلب بالضرورة تناول تفاصيل الأعمال المطلوبة، ليس كذلك فقط، بل أن وضع الموازنات التخطيطية يتطلب التحديد المسبق لتكاليف تحقيق الأهداف .

• أن تتسم الأهداف بالمنطقية أو المعقولية .

وحتى يحدث ذلك، لابد وأن يستفيد المدير من دراسة للموقف الحالي عند تحديد ووضع الأهداف، في التعرف على الإمكانات المتاحة ماديا بشريا، وأيضا الضغوط والتحديات التي يواجهها . لأن الهدف يعني أن نصل بالمتاح إلى الممكن وليس إلى المستحيل، فمنطقية الأهداف تعني بالمقدمات ( الإمكانات المتاحة ) وهل هذه الإمكانات أو المقدمات يمكن ان تكون قاعدة مناسبة للنتائج أم لا

• أن يتم وضع الأهداف في إطار مشاركة المسئولين عن تحقيقها :

غالبا ما يكون الأفراد المسئولين عن تحقيق الأهداف، أكثر معرفة بطبيعة أعمالهم، وأكثر علما بالإمكانات المتاحة، والمشاكل المحيطة بهم، لذلك حتى نضمن دقة الأهداف ومعقوليتها، لابد من مشاركتهم في عملية وضع الأهداف خاصة وأن مشاركتهم فيها، وقبولهم لها، تساعدهم على التوحد معها، ومن ثم الإصرار على تنفيذها .

• أن يتم التنسيق بين الأهداف المختلفة في المنظمة :

من الضروري أن يتم وضع هدف كل وحدة في ضوء أهداف الوحدات الأخرى للإدارة التي تتبعها هذه الوحدة، وأن يتم وضع هدف كل إدارة في ضوء أهداف الإدارات الأخرى للقطاع الذي تتبعه هذه الإدارة، وذلك تحقيقا للتكامل، ومنعا للتكرار والإزدواجية بين منظومة الأهداف والتخطيط داخل المنظمة .

...تابع القراءة

لأن الإدارة هي المسئولة عن تحقيق الأهداف والنتائج، فإنها أيضا مسئولة عن وضع وتحديد هذه الأهداف، ولأن جوهر عملية التخطيط هو تحديد الإجابة الدقيقة عن التساؤلات التالية :

•ماذا تريد ؟

•ولماذا ؟

•وكيف نصل إلى ما نريد ؟

فإن هذه التساؤلات التي تمثل جوهر التخطيط لأبد وأن تكون الإجابة عليها هي أهم أجزاء منظومة مهارات المدير .

• أنواع الأهداف :

إذا كان تعريف الهدف هو نتيجة مطلوب تحقيقها في المستقبل، فإن هذه النتيجة سترتبط بجانبين أساسيين هما :

•المجال أو النشاط التي تتم هذه النتيجة في إطاره .

•المحددات أو المعايير التي سيتم بها قياس هذه النتيجة وبناء على

ذلك فقد كان تقسيم الأهداف إلى :

• الأهداف العامة :

والتي تعبر عن المجالات والأطر التي تتم فيها هذه الأهداف ومن أهم أمثلتها :

•الإنتاجية ( حيث يكون الهدف العام هو زيادة الإنتاجية ) .

•السوق ( حيث يكون الهدف العام هو زيادة حصة المنظمة من السوق ) .

•تنمية الموارد البشرية ( حيث يكون الهدف العام هو دعم القدرات البشرية في المنظمة ) .

•الرضا الوظيفي ( حيث يكون الهدف العام هو زيادة الخدمات المادية والعينية، والحوافز بأنواعها للعاملين ) .

•الربحية ( حيث يكون الهدف العام هو تعظيم العائد على الاستثمار )

• الأهداف التفصيلية :

وهي التي تعبر عن محددات الأهداف والنتائج وتتمثل هذه المحددات في :

•الزمن : ويعني بالفترة الزمنية اللازمة للوصول إلى النتيجة المستهدفة .

•الكمية : وتعني بالحجم أو الكم أو المبلغ المطلوب الوصول إليه من خلال هذا الهدف .

•النوعية : وتعني بالمستوى أو المواصفات اللازم توافرها في النتيجة أو الهدف .

•التكلفة : وتعني بتحديد كل ما يجب إنفاقه أو دفعة في سبيل الوصول إلى الهدف ( معبرا بقيم مالية ) . وبالطبع فإن أفضل الأهداف هي تلك التي يتم تحديدها على أساس تحقيق أقل زمن، وأعلى كمية، وأقل تكلفة، وأعلى نوعية . وفي هذا الإطار أيضا قد يتم تقسيم الأهداف وفقا لنوعية الخطط التي تعبر عنها هذه الأهداف إلى أهداف مواعيد طويلة الأجل، أهداف متوسطة الأجل، وأهداف قصيرة الأجل .

...تابع القراءة